La fattura è un importante documento emesso dai possessori di Partita IVA, per registrare la chiusura di un accordo commerciale con la segnalazione precisa del pagamento dovuto per la prestazione.

È il tramite che indica la registrazione e la trasparenza delle transazioni commerciali, ma la sua definizione si estende oltre la mera funzione di prova di acquisto o di servizio reso. Essa rappresenta la regolarità delle operazioni di compravendita agli occhi del fisco, assicurando che le entrate corrispondenti siano correttamente tassate.

La loro gestione è quindi cruciale per molteplici aspetti contabili e fiscali, ed è altresì importante avere ben chiaro come realizzarle, inviarle e conservarle. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione i propri strumenti, ma spesso è bene valutare con attenzione l’idea di adottare un programma per le fatture elettroniche.

Che cos’è e a cosa serve una fattura elettronica

Partiamo dal principio: cos’è una fattura elettronica e perché è importante emetterla? In poche parole, questa rappresenta una rivoluzione nel modo in cui le transazioni commerciali vengono gestite e documentate.

È un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che elimina completamente la dipendenza dal supporto cartaceo, offrendo numerosi vantaggi sia per i fornitori che per i clienti.

La compilazione manuale e il tempo impiegato vengono totalmente eliminati: grazie alla standardizzazione dei formati e alla possibilità di automazione offerta dai software dedicati; inoltre, i tempi e gli errori nella compilazione sono drasticamente ridotti.

Questo sistema consente poi una tracciabilità accurata delle entrate e delle uscite aziendali, fornendo una panoramica chiara della situazione finanziaria dell'attività.

Digitalizzando l’intero processo, è possibile infine archiviare le fatture in modo ordinato, permettendo così di trovare sempre il documento necessario al primo tentativo e senza rischiare di perderlo.

La fatturazione elettronica è obbligatoria?

Inizialmente introdotta nel 2014 per le transazioni con la pubblica amministrazione e successivamente estesa alle società quotate, l’obbligatorietà della fatturazione elettronica si è estesa gradualmente anche alle relazioni tra privati e verso i consumatori finali.

Dal 2017, il Sistema di Interscambio ha reso possibile la loro trasmissione e ricezione tra operatori economici privati, mentre dal 2018 è stata resa obbligatoria per il tax free shopping su acquisti di beni superiori a 155 Euro al lordo dell'IVA e destinati all'uso personale.

Con la Legge di Bilancio del 2018, l'obbligo diffuso della fatturazione elettronica è stato esteso a tutte le transazioni commerciali tra soggetti passivi IVA privati e verso i consumatori finali, entrando in vigore il 1° gennaio 2019.

Infine, dal 1° gennaio 2024, l'imposizione è stata estesa a tutti i contribuenti in regime forfettario e "di vantaggio", segnando un ulteriore passo verso la digitalizzazione dei processi contabili e amministrativi.

Come funziona la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica ha rivoluzionato il modo in cui le aziende emettono e ricevono le fatture, semplificando notevolmente i processi e riducendo gli errori. Per tali motivi, compilarne una è un procedimento rapido e diretto, che avviene preferibilmente tramite software specializzati.

La redazione è solitamente guidata ed è necessario solo inserire i dati richiesti, del committente e del ricevente, oltre che le indicazioni sulla prestazione fornita. Il tutto poi viene convertito in formato XML.

Questo file viene quindi firmato digitalmente, per garantire l'autenticità e l'integrità del documento. L'invio avviene tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate, che si occupa di instradare correttamente la fattura al destinatario; in caso di software, questi si occupano direttamente dell’invio all’SdI: al contribuente basta un clic.

Dopo l'invio, il processo continua con la ricezione e la registrazione della fattura da parte del destinatario. È sempre il Sistema di Interscambio che funge da intermediario, consegnando la fattura al destinatario solo dopo aver verificato la sua correttezza tecnica.

Infine, la conservazione sostitutiva garantisce la validità legale dei documenti nel tempo, eliminando la necessità di conservare documenti cartacei.

Quali strumenti utilizzare per fare fattura elettronica

Quando si tratta di predisporre una fattura elettronica, ci sono diverse opzioni a disposizione degli operatori. Una di queste è la procedura web offerta dall'Agenzia delle Entrate, a cui si può accedere tramite SPID, o tramite l’uso dell’app "Fatturae", disponibile per smartphone e tablet su iOS e Android.

Tuttavia, c'è un'altra opzione che potrebbe semplificare ulteriormente il processo: l'utilizzo di un software di fatturazione elettronica. Questi programmi offrono nello specifico una serie di vantaggi che vanno oltre la mera predisposizione delle fatture.

Danno, infatti, la possibilità di automatizzare gran parte del processo di fatturazione, risparmiando tempo prezioso e riducendo al minimo il rischio di errori.

Un software di fatturazione elettronica può anche integrarsi con altre funzionalità utili per la gestione aziendale, come la gestione degli acquisti e dei pagamenti.

Questo significa che gli operatori possono avere un quadro completo della loro attività in un'unica piattaforma, semplificando ulteriormente la gestione quotidiana delle operazioni.

Usare un programma aumenta l’efficienza generale dell’impresa e riduce notevolmente i costi amministrativi, per questo motivo è stato visto che le aziende che lo adottano tendono ad avere tassi di sopravvivenza significativamente più alti rispetto a quelle che non lo fanno.